Gmail: Vertrauliche E-Mails senden und öffnen
Der E-Mail-Dienst von Gmail verfügt über einen vertraulichen Modus, mit dem Sie Informationen besonders sicher machen können. Dank dieser Funktion können Sie die Optionen zum Weiterleiten oder Drucken blockieren und zum Beispiel ein Ablaufdatum zum Lesen Ihrer Nachricht festlegen, ab dem der Inhalt der E-Mail nicht mehr abrufbar ist. Oder Sie geben der E-Mail ein eigenes Passwort. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie diese Vertraulichkeitsfunktionen aktivieren, sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Version.
Zugang zum Vertraulich-Modus
Wenn Sie die mobile App von Gmail nutzen, öffnen Sie das Fenster zum Schreiben einer neuen Nachricht, indem Sie in Ihrem Posteingang auf das Plus-Symbol unten rechts auf dem Display tippen. Im Schreiben-Fenster tippen Sie dann auf die drei vertikalen Punkte oben rechts. Es erscheint ein Menü, wo Sie den Modus "Vertraulich" auswählen können:
In der Desktop-Version von Gmail öffnen Sie das Fenster für eine neue Nachricht durch einen Klick auf die Schaltfläche + Schreiben<bold> oben links. Im Schreiben-Fenster finden Sie unten in der Menüleiste ein <bold>Symbol mit einem Schloss und einer Uhr. Klicken Sie darauf und es öffnet sich das Fenster des Menüs Modus "Vertraulich":
Ablaufdatum festlegen
Im Menü Modus "Vertraulich" erscheint als erste Option Ablaufdatum festlegen. Tippen Sie darauf. Es öffnet sich ein Pull-down-Menü mit verschiedenen Zeitabschnitten. Sie haben die Wahl zwischen 1 Tag, 1 Woche, 1 Monat, 3 Monaten und 5 Jahren:
Sobald Sie einen Zeitabschnitt auswählen und zum Schreiben-Fenster zurückkehren, erscheint dort ein Informationsfeld, das das genaue Datum anzeigt, zu dem der Inhalt Ihrer vertraulichen E-Mail verfällt:
E-Mail mit Passwort schützen
Sie können Ihre vertrauliche E-Mail mit oder ohne Passwort senden. Dieses wird von Google automatisch generiert. Um Ihre E-Mail mit Passwort zu versenden, gehen Sie erneut ins Menü "Modus Vertraulich" wie oben beschrieben. Dort finden Sie die Option Sicherheitscode erforderlich. Wenn Sie Standard auswählen, erhält der Empfänger das Passwort per E-Mail. Wenn Sie SMS-Sicherheitscode auswählen, müssen Sie als Sender die Handynummer des Empfängers kennen und eingeben, damit er das Passwort per SMS erhält:
Vertrauliche E-Mail in Gmail aufmachen
Wenn Ihnen jemand per Gmail eine vertrauliche E-Mail geschickt hat, erhalten Sie darin eine Benachrichtigung. Ist die E-Mail durch ein Passwort geschützt, müssen Sie dieses zunächst eingeben, um den Inhalt der E-Mail lesen zu können.
Empfänger hat ein Gmail-Konto
Gehen Sie in Ihren Gmail-Posteingang und öffnen Sie die E-Mail mit der Benachrichtigung über die vertrauliche E-Mail. Wenn der Sender seine E-Mail mit einem Standard-Passwort von Gmail versehen hat, dann erkennt Gmail dieses automatisch und gibt den Inhalt der E-Mail frei. Wenn der Sicherheitscode per SMS verschickt wurde, dann überprüfen Sie die Textnachrichten auf Ihrem Handy und geben Sie den Code manuell ein. Dasselbe gilt für die Gmail-App.
Empfänger hat ein anderes E-Mail-Konto
Öffnen Sie den Posteingang Ihres E-Mail-Kontos, zum Beispiel Hotmail bzw. Outlook. Sie finden darin die Benachrichtigung, dass Sie eine vertrauliche E-Mail von Ihrem Gmail-Kontakt erhalten haben. Klicken Sie in dieser Benachrichtigung auf die Schaltfläche E-Mail ansehen:
Sie werden auf eine Seite weitergeleitet, wo Sie das Passwort anfordern können. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Sicherheitscode senden:
Je nachdem ob der Sender als Option Standard oder SMS festgelegt hat, erhalten Sie das Passwort nun per E-Mail oder per Textnachricht auf Ihr Handy. Geben Sie den Code ein, den Sie erhalten, und der Inhalt der vertraulichen E-Mail wird für Sie freigeschaltet.
Noch einmal zur Erinnerung: Der Sender legt fest, auf welchen Weg Sie das Passwort erhalten. Falls er SMS auswählt, muss er dazu Ihre Nummer kennen und vor dem Versenden der E-Mail eingeben. Falls die Nummer nicht stimmt, erhalten Sie keinen Code und können nicht auf den Inhalt der E-Mail zugreifen.
Zugriffsrechte entfernen und erneuern
Wenn Sie vor dem von Ihnen eingegebenen Ablaufdatum doch nicht mehr möchten, dass der Empfänger den Inhalt Ihrer vertraulichen E-Mail liest, dann können Sie den Zugang noch komplett sperren.
Gehen Sie dazu in Ihrem Gmail-Account in den Ordner Gesendet und öffnen Sie die betreffende E-Mail. Unter dem Textinhalt finden Sie ein Informationsfeld mit der Schaltfläche Zugriffsrechte entfernen. Wenn Sie darauf klicken, kann der Empfänger nicht mehr auf den Inhalt der E-Mail zugreifen. Wenn Sie den Zugriff danach doch wieder freigeben wollen, können Sie dies tun, indem Sie auf die nun geänderte Schaltfläche Zugriffsrechte verlängern klicken:
Damit werden Ihre ursprünglichen eingestellte Einstellungen zu Ablaufdatum und Sicherheitscode wieder aktiviert.
Alle E-Mails, die Sie im Vertraulich-Modus versenden, können vom Empfänger grundsätzlich nicht weitergeleitet, kopiert, gedruckt oder heruntergeladen werden. Allerdings kann der Empfänger natürlich einen Screenshot der E-Mail auf seinem Gerät erstellen. Über diesen Weg kann der Inhalt der E-Mail letztlich doch weitergegeben werden. Zumindest bietet der Vertraulich-Modus aber ein bisschen mehr Sicherheit und Privatsphäre als eine gewöhnliche E-Mail.
Wenn Sie ein Problem haben, klicken Sie unten im Modus-Vertraulich-Fenster auf die Option Weitere Informationen oder nutzen Sie unser Forum und stellen Sie dort Ihre Frage.
Foto: © charnsitr - Shutterstock.com
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