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Professionelle E-Mails in Englisch schreiben

Letztes Update am von Silke Grasreiner .

Das Senden und Empfangen von E-Mails gehört schon längst zum Berufsalltag. Das Schreiben professioneller E-Mails in Englisch kann allerdings zur Herausforderung werden, vor allem wenn man kein Muttersprachler ist. Das Englische unterscheidet sich etwas vom Deutschen.

Um Missverständnisse und umständliche Formulierungen zu vermeiden, sollten die E-Mails mit äußerster Sorgfalt geschrieben werden. In diesem Artikel finden Sie Tipps und Formulierungen, mit denen Sie einige der üblichen Fehler vermeiden können.

Betreff in einer professionellen E-Mail in Englisch

Die Betreffzeile sollte kurz und deutlich Ihr Anliegen Zum Ausdruck bringen. Der Empfänger sollte auf den ersten Blick erkennen können, ob Sie ihn zum ersten Mal kontaktieren, ob Sie eine Frage zu einer bereits bestehenden Korrespondenz haben, ob es um eine Bewerbung oder ein Angebot geht usw.

Ton in einer professionellen E-Mail in Englisch

Es gibt jede Menge Ausdrücke, die Sie in einer professionellen E-Mail verwenden können. Im Allgemeinen sind E-Mails in Englisch jedoch weniger formell als in vielen anderen Sprachen.

Anrede in einer professionellen E-Mail in Englisch

Im Englisch gibt es mehrere förmliche Anreden. In Schreiben an Behörden und öffentliche Einrichtungen empfehlen wir Ihnen die Verwendung von:

Dear Sir or Madam (Sehr geehrte Damen und Herren) oder
To whom it may concern (An die zuständige Person).

Ist Ihnen der Empfänger bekannt, so schreiben Sie Dear Mr/Ms (Sehr geehrte/r Herr/Frau).

Inhalt einer professionellen E-Mail in Englisch

Der erste Satz der E-Mail sollte den Zweck der E-Mail zusammenfassen und daher in direktem Zusammenhang mit der Betreffzeile stehen.

So können Sie den Betreff noch einmal aufnehmen:

With reference to ... (In Bezug auf ...),
I am due to/ I am to ... (Ich habe vor/ Ich muss ...),
We are pleased to inform you that ... (Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass ...),
Thank you for your email of January 31th (Danke für Ihre E-Mail vom 31. Januar) oder
I am writing in regard to ... (Ich schreibe Ihnen bezüglich ...).

Bei einem ersten Kontakt oder wenn Sie als Vermittler dienen, können Sie auch einen dieser Sätze verwenden:

Your name was given to me by ... (Ich habe Ihren Namen von ... ) oder
I am writing to you on behalf of ... (Ich schreibe Ihnen im Namen von ...).

Möchten Sie den Empfänger über etwas informieren, so können Sie das zum Beispiel so ausdrücken:

I am writing to let you know that ... (Hiermit möchte ich Sie über .... informieren) oder
We are happy to let you know that... (Es freut uns, Ihnen mitzuteilen, dass ...).

Möchten Sie in Ihrer E-Mail den Empfänger um Unterlagen oder Ähnliches bitten, so können Sie das folgendermaßen formulieren:

Could you possibly ...? (Könnten Sie vielleicht ...),
I would be delighted to ... (Ich wäre sehr erfreut, wenn ...).

Um sich beim Empfänger zu bedanken, empfehlen wir:

We would like to thank you for ... (Wir möchten uns bei Ihnen dafür bedanken, dass ...),
Again, thank you for ... (Nochmals vielen Dank für ...).

Um Ihr Bedauern auszudrücken, haben Sie die Wahl zwischen den folgenden Formulierungen:

Unfortunately (Bedauerlicherweise/ Leider),
I am afraid that ... (Ich fürchte, dass …).

Sie können sich vor dem Ende der E-Mail beim Empfänger für seine Zeit bedanken. Schreiben Sie beispielsweise Thank you for your consideration (Danke für Ihre Aufmerksamkeit) und fahren Sie fort mit I look forward to hearing from you (Ich freue mich bald von Ihnen zu hören).

Verabschiedung in einer professionellen E-Mail in Englisch

Am Ende der E-Mail stehen Ihnen beispielsweise die folgenden Ausdrücke zur Auswahl.

Der Empfänger ist Ihnen bekannt: Yours sincerely (Mit freundlichen Grüßen).
Der Empfänger ist Ihnen nicht bekannt: Yours faithfully oder Kind regards (Mit freundlichen Grüßen).

Auf Anhänge hinweisen

Beinhaltet Ihre E-Mail Anhänge, weisen Sie den Empfänger mit diesem Einstieg freundlich darauf hin: Please find attached ... , Hereby attached oder Please find below (Im Anhang finden Sie ...).

Unterschied zwischen amerikanischem und britischem Englisch

Amerikanisches Englisch und britisches Englisch können sehr unterschiedlich sein. Dieser Unterschied muss im beruflichen Kontext berücksichtigt werden, um zu vermeiden, den Empfänger versehentlich zu beleidigen. Weitere Details zu diesem Thema finden Sie auf der Webseite des Oxford Dictionary.

Foto: © Nikolav Titov - Shutterstock.com

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