Google Docs: 10 zeitsparende Tricks und Funktionen

Wenn Sie mit Texten, Übersetzungen oder Teamprojekten arbeiten, dann kennen Sie sicher Google Docs. Der Online-Editor für Texte, Tabellen und Präsentationen bietet so viele nützliche Funktionen, dass Sie vermutlich nicht alle kennen. Hier haben wir die zehn besten Tricks und Funktionen für die Online-Office-Tools von Google zusammengestellt, die Ihnen die Arbeit erleichtern und Ihre Dokumente interessanter machen.

Auf Text in Google Docs mit Emojis reagieren

Google Docs und Tabellen bieten seit Kurzem die Möglichkeit, Emojis in Texten zu verwenden. So können Sie auf einfache und unterhaltsame Weise Notizen und Kommentare in einem freigegebenen Dokument hinterlassen. Es gibt Emojis zum Beispiel, um auszudrücken "ich liebe es" - ❤, "ausschneiden" - ✂ oder "was?" - ❓. Sie können auch ganz neue Emojis erstellen, etwa für "gute Arbeit" oder "danke".

Um mit einem Emoji zu reagieren, gehen Sie wie folgt vor. Markieren Sie in Ihrem Dokument den Text, auf den Sie reagieren möchten. Rechts erscheinen die Möglichkeiten zum Kommentieren, darunter ein gelbes Smiley-Gesicht. Klicken Sie darauf und wählen Sie das gewünschte Emoji aus:

Um den Status Ihres Dokuments und der Projekte, die Sie mit Ihrem Team entwickeln, in Echtzeit zu verfolgen, können Sie ein Drop-down-Menü hinzufügen und dieses mit Optionen, Schriftarten und Farben individuell gestalten.

Gehen Sie dazu zu Einfügen > Dropdown-Menü. Sie können nun ein Neues Drop-down-Menü erstellen oder eine der fertige Vorlagen auswählen, zum Beispiel Projektstatus:

Vorlagen und Bausteine in Google-Dokument einfügen

Ein weiterer Vorteil der Online-Office-Tools von Google sind kreative Elemente, die Sie nutzen können, um produktiver zu sein und Ihre Teamarbeit zu unterstützen. Zu den verfügbaren Bausteinen gehören Tabellenvorlagen, um den Überblick über Ihre Projekte zu behalten, ein E-Mail-Entwurf, den Sie nach dem Ausfüllen mit einem Klick in Google Mail übertragen können, und Besprechungsnotizen, die Sie direkt als Google-Kalenderereignisse freigeben können.

Um diese Elemente zu Ihrem Dokument hinzuzufügen, gehen Sie zu Einfügen > Bausteine und wählen Sie die gewünschte Option aus:

At-Zeichen in Google Docs verwenden

Mit dem At-Symbol @ für E-Mails können Sie nicht nur Ihre Kollegen in Texten markieren, sondern fast alles, einschließlich Bausteine, Dateien, Bilder, Grafiken, Hyperlinks usw. Geben Sie einfach ein @ ein, und ein Menü mit Vorschlägen wird angezeigt. Geben Sie nach dem @ ein, was Sie einfügen möchten (Buchstaben, Zahlen oder Symbole) oder wählen Sie eine der vorgeschlagenen Optionen im Menü aus.

Wie kann man sich Google Docs vorlesen lassen?

In Google Docs selbst gibt es keine Vorlese-Funktion. Aber Sie können sich mit einem Trick behelfen, wenn Sie den Chrome-Browser von Google verwenden. Laden Sie sich die Chrome-Erweiterung Read Aloud: A Text to Speech Voice Reader herunter. Das Add-on kann nicht nur jede beliebige Website mit einem einzigen Klick vorlesen, sondern auch Ihr Google-Dokument. So können Sie es noch einmal überprüfen, während Sie etwas anderes machen.

Wasserzeichen hinzufügen in Google Docs

Wenn Sie an einem vertraulichen Dokument oder einer Mitteilung einer Institution oder eines Unternehmens arbeiten, können Sie Ihr Dokument mit einem Wasserzeichen versehen. So sieht es offizieller aus und die Urheberrechte sind jederzeit sichtbar. Das Wasserzeichen kann ein halb transparentes Bild oder ein Text sein.

Klicken Sie dazu auf Einfügen > Wasserzeichen. Wählen Sie aus, ob Sie ein Wasserzeichen als Bild oder als Text einfügen möchten. Laden Sie das Bild von Ihrem Computer hoch oder geben Sie einen Text ein und passen Sie die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen an:

Google Docs: Format ohne Seiten aktivieren

Wenn Sie nicht vorhaben, Ihr Dokument auszudrucken, können Sie die Seitenumbrüche entfernen, um Ihr Dokument ohne Unterbrechungen zu betrachten und es bequemer zu bearbeiten. Um Seitenumbrüche zu entfernen, gehen Sie zu Datei > Seiteneinrichtung. Wählen Sie dann die Option Seitenlos aus und klicken Sie auf OK.

Lesezeichen in Google Docs hinzufügen

Wenn Sie lange Dokumente mit Lesezeichen versehen, ist es einfacher, bestimmte Informationen oder Inhalte wiederzufinden. Es ist ganz einfach, ein Lesezeichen hinzuzufügen: Klicken Sie auf Einfügen > Lesezeichen. Wenn Sie die Stelle selbst schnell wiederfinden oder mit anderen teilen wollen, kopieren Sie den Link dazu:

Google-Dokumente vergleichen

In Google Docs können Sie zwei Google Docs-Dokumente in Sekundenschnelle vergleichen. Diese Funktion ist zum Beispiel für diejenigen nützlich, die Texte bearbeiten und übersetzen.

Um zwei Dokumente in Google Docs zu vergleichen, gehen Sie zu Tools > Dokumente vergleichen. Suchen Sie dann das Dokument, das Sie vergleichen möchten, in Google Drive. Klicken Sie auf Öffnen und dann auf Vergleich. Google Docs sagt Ihnen Bescheid, wenn der Vergleich fertig ist. Klicken Sie auf Öffnen und alle Unterschiede und Gemeinsamkeiten werden Ihnen angezeigt.

Zusammenfassung für Google-Dokument erstellen

In Google Docs ist es möglich, ein Zusammenfassung zur Gliederung Ihres Dokuments hinzuzufügen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie an einem langen Dokument wie einer Forschungsarbeit oder einer Dissertation arbeiten.

Klicken Sie auf Ansicht > Gliederung anzeigen. In der linken Seitenleiste wird Ihnen nun die Struktur Ihres Dokuments angezeigt. Klicken Sie oben neben Zusammenfassung auf das Pluszeichen. Geben Sie in das Textfeld Ihre Zusammenfassung ein und speichern Sie sie, indem Sie die Eingabetaste drücken. Fertig!

Foto: © Unsplash.

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