Sitzungsleitung

Dezember 2016

Einführung

Sitzungen sind ein Mittel, innerhalb einer Gruppe von Personen, das gleiche Kenntnisniveau zu einem Thema oder einem Problem zu teilen und gemeinsam Entscheidungen zu fällen. Außerdem werden gemeinsam getroffene Entscheidungen, mit Vertretern der verschiedenen, betroffenen Organisationen, sehr viel besser von allen akzeptiert.

Allerdings sind Sitzungen « chronophage » (was soviel heißt wie «  Zeit raubend ») und müssen daher so kurz wie möglich gehalten und im Sinne der Effizienz geführt werden, insbesondere um zu konkreten Handlungen zu führen.

Man bezeichnet unter Sitzungsleitung alle Handlungen die zu unternehmen sind um eine Sitzung zu organisieren und unter guten Voraussetzungen durchzuführen, und die zu den entsprechenden Ergebnissen führen.

Dieser Artikel enthält eine Reihe Empfehlungen um ihnen bei der Organisation Ihrer Sitzungen behilflich zu sein. Es handelt sich keinesfalls um verpflichtende Vorschreibungen.

Vor der Sitzung

Zweckmäßigkeit der Sitzung

Als erstes muss die Einberufung einer Sitzung reiflich überlegt werden um nicht dem « Sitzungswahn »   zu erliegen:

  • Was ist die Zielsetzung der Sitzung?
  • Kann eine telefonische Besprechung ausreichen?
  • Kann eine Webkonferenz oder virtuelle Sitzung (über Internet) ausreichend sein?

Umriss der Sitzung

  • Anzahl und Profil der Teilnehmer  : Es ist wünschenswert eine beschränkte Anzahl von Teilnehmern versammeln, um dem Risiko einer wenig effizienten Sitzung zu entgehen. Es ist ebenfalls notwendig das Profil der Teilnehmer zu harmonisieren, insbesondere in Anbetracht der technischen oder politischen Ebene.
  • Dauer: idealerweise sollte die Dauer der Sitzung nicht 2 Stunden überschreiten.
  • Tagesordnung  : es handelt sich um die Aufteilung der Arbeitszeit in genau formulierte Themen. Eine präzise Zeitangabe für die verschiedenen Themen der Tagesordnung ist notwendig.

Datum und Reservierung des Raumes

Je nach Anzahl der Teilnehmer ist es notwendig einen freien Sitzungssaal zu finden an einem Datum an dem die Teilnehmer verfügbar sind. Insbesondere Perioden wie Schulferien sollten vermieden werden, soweit dies möglich ist.

Das Sitzungsdatum muss mindestens 15 Tage im Voraus geplant sein, um Einladungen und Konvokationen in annehmbaren Fristen an die Teilnehmer verschicken zu können.

Der Raum muss insbesondere in Anbetracht der folgenden Elemente gewählt werden  :

  • Kapazität des Raumes (in Anzahl an Sitzplätzen) ;
  • Dimensionen und Formen des Raumes (je nach Art der Vorstellung oder Animation) ;
  • Bedarf eines Internetzugangs;
  • Verfügbarkeit von Computern und Audio-, Videoausstattung (Video-Projektionsgerät ).

Die Teilnehmer benachrichtigen

Die Tagesordnung allen Teilnehmern zukommen lassen und dabei den Sitzungsort so wie die Anfangs- und Endzeit der Sitzung angeben. Eventuell auch einen Anfahrtsplan übermitteln, mit allen öffentlichen Verkehrsmitteln (Straßenbahn, Bushaltestelle, Bahnhof) die sich in der Nähe des Sitzungsortes befinden.

Um die Effizienz der Austäusche zu optimieren sollte wenn möglich ein vorbereitendes Dokument im Voraus versandt werden, welches den Zusammenhang angibt und eventuell ein paar zentrale Fragen aufwirft, damit die Teilnehmer auf diese Weise ihre Beiträge besser vorzubereiten können.

  • Konvokation  : Je nach Unternehmen oder Organisation, muss eine Konvokation für das Personal erstellt werden, damit Ihnen ein Dienstfahrtauftrag erteilt wird. Es handelt sich dabei um ordnungsmäßige Auflagen mit denen die Dienstfahrten des Personals validiert werden können.
  • Einladung Eine Einladung wird an alle anderen Teilnehmer adressiert, die nicht zum Personal des Unternehmens oder der Organisation gehören.

Während der Sitzung

Tischumfrage

Eine « Tischumfrage » ermöglicht es jedem sich kurz vorzustellen, um es zu neuen oder äußeren Teilnehmern zu ermöglichen, die Funktion jedes Referenten einzuschätzen.

Es ist sehr empfehlenswert die Teilnehmer zu bitten, sich bei der Beschreibung ihrer Aktivität besonders klar auszudrücken, und insbesondere die Verwendung von Abkürzungen zu vermeiden.

Ernennung eines Berichterstatters

Es ist wünschenswert «  eine freiwillige Person zu ernennen  » für die Verfassung des Protokolls. Wenn es sich um eine Reihe von Sitzungen handelt, sollte diese Rolle reihum übernommen werden.

Anwesenheitsliste

Für Sitzungen an denen Personen teilnehmen, die einen Dienstreiseauftrag haben, ist es nötig eine Anwesenheitsliste umgehen zu lassen, damit die Finanzabteilungen die Reisekosten validieren können. Ein Modell für Anwesenheitslisten befindet sich im Anhang dieses Dokumentes.

Zusammenfassung der vorhergehenden Entscheidungen

Wenn es sich um eine Reihe von Sitzungen handelt, kann es nützlich sein die Entscheidungen der vorhergehenden Sitzungen durchzugehen, als Gedächtnishilfe und um deren Konkretisierung zu verfolgen.

Tagesordnung in Gedächtnis rufen

Bevor das erste Thema angeschnitten wird, kann es nützlich sein, kurz die Tagesordnung ins Gedächtnis zu rufen, sowie die vorgesehene Zeit für jedes Thema und die Referenten.

Die wichtigen Punkte der Tagesordnung sollten vorzugsweise zu Beginn der Sitzung angesprochen werden, wenn die Konzentration noch maximal ist und um nicht das Risiko einzugehen, dass diese am Ende der Sitzung auf die Schnelle abgehandelt werden.

Auflockern

Damit sich die Teilnehmer wohl fühlen, kann ein Kaffee zu Beginn der Sitzung serviert werden, oder einfach nur Wasserflaschen an die Teilnehmer verteilt werden. Außerdem tragen ein korrekt dimensionierter Raum sowie eine passende Temperatur zur Effizienz der Sitzung bei.

Eine Liste der Entscheidungen verfassen

Eine « Liste der Entscheidungen  » die kollektiv durch alle Teilnehmer erstellt wird, hilft die wesentlichen Entscheidungen hervorzuheben die getroffen worden sind. Die Liste der Entscheidungen darf nicht rein passiv sein: ein Verantwortlicher muss ernannt werden für die Umsetzung jeder Aktion, mit einem voraussichtlichen Datum.

Datum der nächsten Sitzung

Wenn es sich um eine Reihe von Sitzungen handelt, kann es vorteilhaft sein, die Anwesenheit der Teilnehmer zu nutzen um gemeinsam ein Datum für die folgende(n) Sitzung(en) abzustimmen.

Nach der Sitzung

Ein Protokoll verfassen

Es ist sehr empfehlenswert ein Protokoll « noch warm », d.h. direkt nach der Sitzung zu verfassen, da die während der Sitzung an gefertigten Notizen, an das«  mittelfristige Gedächtnis » appellieren. Das Protokoll sollte insbesondere folgende Punkte aufnehmen  :

  • Objekt der Sitzung,
  • Datum der Sitzung,
  • Teilnehmer (und entschuldigte Abwesende),
  • Tagesordnung,
  • Zusammenfassung jedes Punktes der Tagesordnung,
  • Liste der Entscheidungen

Wenn kein Sitzungsprotokoll verfasst wird, ist es notwendig mindestens eine Liste der Entscheidungen zu verfassen.

Das Protokoll der Sitzung hat mehrere Ziele  :

  • Entscheidungen festzuhalten
  • Der geleisteten Arbeit eine Form zu geben, um es zum Beispiel den entschuldigten und nicht anwesenden Personen zu ermöglichen, diese nach zu verfolgen.
  • Information zur kapitalisieren, als Gedächtnisstütze.

Das Protokoll zu verbreiten

Das Protokoll muss an alle Teilnehmer verteilt werden, zur Gültigkeitsprüfung. Wenn Änderungsvorschläge gemacht werden, sollte nach einer Frist von etwa einer Woche, das endgültige Protokoll erneut an alle Teilnehmer verschickt werden.


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